Política de Tratamiento de Datos Personales

1. INFORMACION ENTIDAD RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS

Persona jurídica responsable de tratamiento de datos se denomina TECPROMED SAS, con NIT. No 901748423, dirección domicilio de la entidad Carrera 51B #94-160, teléfono 3026403027, Email contacto@tecpromed.com, sitio web www.tecpromed.com.

2. OBJETO

Con la presente se adopta la Política de Protección y Seguridad de Datos Personales, que busca establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por las herramientas de software desarrollada por TECPROMED SAS, garantizando la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La política de tratamiento de datos personales se estructura siguiendo lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decretos y normas que la complementan, esta política estará disponible en la página web de la empresa

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de TECPROMED SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales a su cargo. Esta política de tratamiento de datos se integra con cualquier actividad o proceso que implique el tratamiento de datos por parte de TECPROMED SAS en desarrollo de su objeto social.

4. GLOSARIO DE PALABRAS

Para la correcta interpretación y aplicación de la presente Política de tratamiento de datos de TECPROMED, se adoptarán las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita física o electrónica, o cualquier otro formato, generada por TECPROMED SAS, dirigida al titular para informarle el tratamiento de sus datos personales, la forma de acceder al contenido las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.
• Dato personal: O información personal, corresponde a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación , tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de TECPROMED SAS.
• Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan,
• Publicar: Hacer que un documento, o una información, determinados sea visible a través del sitio web institucional.
• Registro Nacional de Bases de Datos (RNB): El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
• Responsable del tratamiento: TECPROMED SAS actúa como responsable frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente que tratamiento les dará según las autorizaciones otorgadas por los titulares.
• Servicios: Son las herramientas tecnológicas, médicas, y demás prestaciones que TECPROMED SAS provee actualmente, o que piensa proveer en el futuro a los usuarios, por medio de su respectivo sitio web o cualquier otro medio digital, como las actividades propias de la gestión institucional.
• Titular de datos personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de TECPROMED SAS.
• Transferencia de datos personales: La transferencia de datos personales, ocurrirá cuando TECPROMED SAS y/o los encargados, envían los datos los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y que puede estar ubicado en Colombia o el exterior.
• Transmisión de datos personales: Es la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por cuenta de TECPROMED SAS.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales. Tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
• Usuario: Es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la ley 1266 de 2008, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por TECPROMED SAS.

5. MARCO LEGAL

LEYES

• Ley Estatutaria 1266 de 2008: "Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones".
• Ley 1273 de 2009: "Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos" - y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones".
• Ley 1581 de 2012: "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

DECRETOS

• Decreto 356 de 1994: "Por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada".
• Decreto 2187 de 2001: "por el cual se reglamenta el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada contenido en el Decreto -ley 356 del 1 1 de febrero de 1994".
• Decreto 1377 de 2013: "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".
• Decreto 886 de 2014: "Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos".
• Decreto 103 de 2015: "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo" (Capítulo 25: reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 y, Capítulo 26: reglamenta la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Decreto 1759 de 2016: "Por el cual se modifica el Artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo" (Modifica el Plazo de Inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Decreto 090 de 2018: "Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Modifica el ámbito de aplicación y el plazo de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos)".

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CARTILLA FORMATOS MODELO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS. MINCOMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 2022.

7. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TECPROMED SAS.

8. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Se entiende por finalidad, el propósito para el cual han sido recolectados los datos de las personas. El tratamiento y finalidad que se dé a los datos personales que TECPROMED SAS deben ser los establecidos en las autorizaciones otorgadas por el titular.

Algunas de las finalidades generales que se da a los datos personales tratados por TECPROMED SAS, son:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información yo su representante o solicitante del servicio.
• Información de resultados de estudios cardiológicos (ecocardiogramas) o cualquier otra información resultante de estudios médicos cuyo servicio se preste por parte de la empresa.
• Información de los contratantes de servicios tecnológicos, médicos o suministro de bienes prestados por la empresa.
• Suministrar la información a terceros con los cuales TECPROMED SAS. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas por el titular de la información.
• Cualquier otra finalidad que resulte de desarrollo de contratos entre el usuario y la compañía.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

• (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

10. DEBERES DE TECPROMED SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

• a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento está prohibido, excepto cundo se trate de datos de naturaleza publica, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respecte el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplido los anteriores requisitos, el represéntate legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado eb el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

12. REGLAS GENERALES APLICABLES

TECPROMED SAS establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

• TECPROMED SAS garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
• El responsable de la protección de datos, supervisado por el máximo organismo de la compañía será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
• TECPROMED SAS tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• Se realizarán controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de TECPROMED SAS reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
• TECPROMED SAS para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar las medidas necesarias y pertinentes, como las herramientas para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de esta Política.
• El responsable de Protección de Datos deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el sitio web de TECPROMED SAS.

13. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en el siguiente link:

14. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Puede dirigirse al correo contacto@tecpromed.com o en el domicilio principal de TECPROMED SAS ubicado en la Carrera 51B #94-160 en Barranquilla, Colombia.

15. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TECPROMED SAS. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información como titular o causahabiente que considere que la información contenida en la base de datos de TECPROMED SAS. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012:

• Nombre e identificación del titular.
• La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Los documentos y demás pruebas que pretendan hacer valer.
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su solicitud es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, TECPROMED SAS. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

En caso de que TECPROMED SAS. no sea competente para resolver la solicitud presentada ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si la solicitud resulta incompleta, TECPROMED SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquella.

Una vez recibida la solicitud completa, TECPROMED SAS. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

16. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 18 de octubre del 2023. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información o de acuerdo con las vigencias establecidas en la reglamentación relacionada con el tipo de relación contractual con el titular de los datos, y se encontrarán a disposición de los titulares en la página web www.tecpromed.com. El periodo de vigencia de la base de datos de TECPROMED SAS, será el mismo periodo estipulado en la Cámara de Comercio de Barranquilla, para el desarrollo del objeto social de la empresa y sus futuras renovaciones. Cualquier cambio en las políticas de tratamiento de datos personales, se comunicará de manera oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales del contrato y/o a través del sitio web: www.tecpromed.com.